Hola nuevamente, como recordarán mi primer post fue sobre como aprender a elaborar un Cuadro Resumen de Personal utilizando la función "Contar.SI", pues esta vez lo realizaremos mediante tablas dinámicas, no es necesario el tener muchos conocimientos sobre tablas dinámicas, luego de este ejemplo verán que estoy en lo cierto.
Pasos:
1. Debemos tener nuestra información en una tabla de personal con los datos básicos para nuestro cuadro resumen similar a ésta:
2. Seleccionamos todo el rango B4:E24, que es donde se encuentra toda la información con la cual vamos a trabajar.
3. Del menú INSERTAR seleccionamos la opción TABLA DINÁMICA y debe de aparecer una ventana similar a ésta:
4. De preferencia elegimos colocar la tabla dinámica en una NUEVA HOJA DE CÁLCULO, para lo cual hacemos clic en dicha opción y luego en ACEPTAR. Nos debe de aparecer una nueva hoja de cálculo similar a la que mostramos a continuación:
5. En la Lista de Campos de la tabla dinámica que se encuentra ubicada en la columna de la derecha arrastramos el campo OFICINA al área de RÓTULOS DE FILA y el campo CARGO al área de RÓTULOS DE COLUMNA, quedando de la siguiente manera:
6. Hacemos algo similar con el campo APELLIDOS Y NOMBRES el cual arrastramos al área de ∑ VALORES, con lo cual ya tenemos todas las celdas con la información correspondiente.
7. Pero como podemos observar, luego de estos pasos nos han quedado muchas columnas, lo cual no es recomendable para la presentación de un cuadro de este tipo. Para solucionarlo debemos agrupar los cargos de una manera más ordenada, por eso nos colocamos sobre cualquiera de los cargos de la tabla dinámica y luego iremos al MENÚ DE TABLA DINÁMICA ubicado en la parte superior, luego OPCIONES y del menú FÓRMULAS elegimos la opción ELEMENTO CALCULADO.
8. En este momento debemos de tener una ventana similar a ésta:
8. Ingresamos el primer nombre del cargo: ASESOR, luego nos situamos en el campo de la FÓRMULA donde iremos agregando todos los elementos necesarios para este cargo, una vez agregados todos le hacemos clic en SUMAR, con lo cual debe de quedar igual a esto:
9. Hacemos clic en ACEPTAR para visualizar nuestro nuevo campo ASESOR. De la misma manera procederemos con los cargos DIRECTIVO, PROFESIONAL, SECRETARIA, TÉCNICO y AUXILIAR, no olvidar que al final de cada SUMA debemos de hacer clic en ACEPTAR, quedándonos una tabla dinámica similar a la que mostramos a continuación:
10. Finalmente nos quedaremos solo con los cargos que necesitamos, para lo cual hacemos clic en la pestaña de RÓTULOS DE COLUMNA y le quitamos el check a todos los cargos que ya no son necesarios.
Luego de estos 10 pasos debemos de tener un Cuadro Resumen similar al que mostramos abajo y al cual le podemos hacer los retoques que creamos necesarios para una mejor presentación final.
Espero que ahora ya le hayan perdido ese temor a las tablas dinámicas. Cualquier duda no dejen de escribirme...
Hasta la próxima,
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